Che lavoriate in un ufficio, da casa o nel reparto di produzione di un’azienda, mettere ordine nella propria postazione, sulla propria scrivania, sul desktop e anche nelle directory del proprio computer può fare la differenza.
È arrivata l’estate e il tuo collega di ufficio, beato lui, è già in vacanza.
Così ti capita di dover mettere mano alla sua scrivania per sbrigare l’ennesima urgentissima questione, arrivata tanto per cambiare nel momento meno opportuno e…aiuto!
Non sai letteralmente come raccapezzarti tra dossier, fogli impilati e directory impazzite…
Pensare che basterebbe poco.
Come per tutte le cose occorre trovare un metodo per organizzare il proprio ufficio che sia condiviso da tutti i colleghi.
Ci vuole qualche sforzo, ma i benefici sono maggiori dei costi: si lavora meglio, si riducono gli spechi e aumentano di conseguenza produttività e creatività.
Il lavoro occupa gran parte della nostra vita quotidiana.
Passiamo infatti il 50% delle nostre giornate feriali a lavorare.
Una persona passa media passa almeno il 15% della propria vita sul posto di lavoro.
Visto il ruolo centrale che il lavoro svolge nella nostra giornata è evidente quanto sia fondamentale poter contare su di un contesto lavorativo piacevole e organizzato.
Si può allora pensare di approfittare proprio di questi mesi estivi per impostare un sistema da conservare poi nel tempo.
Una buona base di partenza se la sono inventata i giapponesi (sì, sempre loro!) e si chiama il sistema delle 5S,
Ormai diventato un pilastro del Lean Manufacturing ( letteralmente "produzione snella ") anche da noi in Occidente, il metodo si basa sull'eliminazione di tutto ciò che è spreco (muda), vale a dire tutto ciò che non è strettamente funzionale all'attività svolta.
Il primo passo è infatti il Seiri ➜ Organizzato, che noi potremo tradurre con la fase dello Sgomberare.
Sgomberare
Essere organizzato significa innanzitutto saper distinguere l’essenziale dal superfluo.
E quindi selezionare ed eliminare dalla postazione qualsiasi cosa non serva allo svolgimento dell'attività lavorativa.
Guardate la vostra scrivania e contate tutti gli oggetti che ci sono sopra: biro, block notes, clips varie, evidenziatori scarichi.
Scrivete ciò che vedete su un foglio. Pensate a cosa vi serve ciascun oggetto e scrivetelo di fianco sullo stesso foglio.
Vi sorprenderete a scoprire che molti oggetti di cui ci circondiamo non servono a nulla, occupando spazio e creando quel disordine che poi ci fa perdere tempo per cercare ciò che ci serve davvero!
E’ importante prendersi il tempo necessario per stabilire se gettare o dar via gli oggetti non essenziali.
Si può mettere un bollino rosso su quegli oggetti/documenti che si pensa possano essere eliminati e archiviarli momentaneamente in un'area un po' appartata. Se a qualcuno servirà mai un oggetto contrassegnato dal bollino quest'ultimo verrà tolto e l'oggetto tornerà di uso comune.
Di regola tutti gli oggetti che dopo tre-sei mesi hanno ancora il bollino rosso possono essere tranquillamente eliminati.
La seconda S sta per Seiton ➜ Ordinato e noi lo tradurremo con Sistemare
Sistemare
Ordinato è chi è capace di mettere le cose lì dove servono.
Secondo il vecchio adagio "ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa"
Una volta stabilito cosa è essenziale vanno decise insieme la collocazione e i percorsi per arrivarci.
La regola è semplice: bisogna mettere le cose dove sono più comode e immediate per l’utilizzo.
Una buona cosa è passare in rassegna gli armadi, analizzarne e sfoltirne il contenuto, identificarlo con apposite etichette anche esternamente con codici colore immediati, ed assegnare a ciascun armadio un responsabile.
Il vantaggio sarà immediato: non sarà più necessario chiedere ai "veterani" dell’ufficio dove trovare ciò che ci serve.
Un bel risparmio di tempo per tutti!
Il senso di responsabilità di ciascuno è chiamato in causa dal passaggio successivo, il Seiso ➜ Pulito che possiamo memorizzare con Splendere
Splendere
L’obiettivo è quello di mantenere pulito, in ordine e funzionante tutto l’equipaggiamento, la propria postazione di lavoro ed il materiale utilizzato , riparare quando occorre, identificare ed eliminare le cause dello sporco e dei danneggiamenti.
La pulizia non è una perdita di tempo ma una pratica che migliora la qualità del lavoro e l’efficienza
Ora che il grosso è fatto bisogna stabile le regole per mantenere tutto pulito e organizzato: è la quarta fase Seiketsu ➜ standardizzato. Solo grazie alla standardizzazione le azioni precedenti possono diventare una routine, un'abitudine quotidiana per garantire che gli effetti benefici siano mantenuti e migliorati nel tempo.
Standardizzare
Può essere utile dotarsi di apposite check list, concordate su uno standard comune per catalogare pratiche e documenti, per organizzare la sezione di cancelleria e gli altri materiali; in questo modo si eviterà di perdere tempo in lunghe e spesso vane ricerche, si renderà più compatto e ordinato lo spazio di archivio e magazzino.
Ma il segreto delle buona riuscita di questa piccola grande rivoluzione del vostro modo di lavorare è tutta nello Shitsuke ➜ Disciplinato, che possiamo tradurre con Sostenere
Sostenere
Per mantenere i risultati e tramandare le buone abitudini si possono impostare ispezioni interne periodiche, fatte da tutti a turno, dopo essersi suddivisi ciascuno la responsabilità di una piccola area.
Grazie al sistema delle 5 S puoi rivedere l’organizzazione dei tuoi spazi di lavoro e magari cogliere l’occasione per sostituire qualche arredo.
Poter contare su mobili ufficio realizzati su misura, a seconda della stanza e delle esigenze individuali, può farti risparmiare spazio utile e aiutarti a realizzare postazioni operative complete.
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