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    Come organizzare gli spazi di lavoro in modo produttivo e armonioso

    Come organizzare gli spazi di lavoro in modo produttivo e armonioso

    Il metodo delle 5 S che ti salva la vita (in ufficio e non solo)

    Che lavoriate in un ufficio, da casa o nel reparto di produzione di un’azienda, mettere ordine nella propria postazione, sulla propria scrivania, sul desktop e anche nelle directory del proprio computer può fare la differenza.

    È arrivata l’estate e il tuo collega di ufficio, beato lui, è già in vacanza.

    Così ti capita di dover mettere mano alla sua scrivania per sbrigare l’ennesima urgentissima questione,  arrivata tanto per cambiare nel momento meno opportuno e…aiuto!

    Non sai letteralmente come raccapezzarti tra dossier, fogli impilati e directory impazzite…

    Scrivania disordinata

    Pensare che basterebbe poco.

    Come per tutte le cose occorre trovare un metodo per organizzare il proprio ufficio che sia condiviso da tutti i colleghi.

    Ci vuole qualche sforzo, ma i benefici sono maggiori dei costi: si lavora meglio, si riducono gli spechi e aumentano di conseguenza produttività e creatività.

    Mantenere tutto in ordine può trasformare l'ambiente di lavoro in modo significativo e rendere più efficiente la vostra attività

    Il lavoro occupa gran parte della nostra vita quotidiana.

    Passiamo infatti il 50% delle nostre giornate feriali a lavorare.

    Una persona passa media passa almeno il 15% della propria vita sul posto di lavoro.

    Visto il ruolo centrale che il lavoro svolge nella nostra giornata è evidente quanto sia fondamentale poter contare su di un contesto lavorativo piacevole e organizzato.

    Si può allora pensare di approfittare proprio di questi mesi estivi per impostare un sistema da conservare poi nel tempo.

    Una buona base di partenza se la sono inventata i giapponesi (sì,  sempre loro!) e si chiama il sistema delle 5S,

    Metodo delle 5S

     

    Ormai diventato un pilastro del Lean Manufacturing (  letteralmente  "produzione snella ") anche da noi in Occidente, il metodo si basa sull'eliminazione di tutto ciò che è spreco (muda),  vale a dire tutto  ciò che non è strettamente funzionale all'attività svolta.

    Il primo passo è infatti il   Seiri  ➜  Organizzato,  che noi potremo tradurre con la fase dello Sgomberare. 

    Seiri-sgomberare

    Sgomberare

         

    Essere organizzato significa innanzitutto saper  distinguere l’essenziale dal superfluo.

    E quindi selezionare ed eliminare dalla postazione qualsiasi cosa non serva allo svolgimento dell'attività lavorativa.

    La sfida consiste nel distinguere ciò che è essenziale da ciò che non lo è

    Guardate la vostra scrivania e contate tutti gli oggetti che ci sono sopra: biro, block notes, clips varie, evidenziatori scarichi.

    Scrivete ciò che vedete su un foglio. Pensate a cosa vi serve ciascun oggetto e scrivetelo di fianco sullo stesso foglio.

    Vi sorprenderete a scoprire che molti oggetti di cui ci circondiamo non servono a nulla,  occupando spazio e creando quel disordine che poi ci fa perdere tempo per cercare ciò che ci serve davvero!

    E’ importante prendersi il tempo necessario per stabilire se gettare o dar via gli oggetti non essenziali.

    Si può mettere un bollino rosso su quegli oggetti/documenti che si pensa possano essere eliminati e archiviarli  momentaneamente in un'area  un po' appartata. Se a qualcuno servirà mai un oggetto contrassegnato dal bollino quest'ultimo verrà tolto  e l'oggetto tornerà di uso comune.

    Di regola tutti gli oggetti  che dopo tre-sei mesi hanno ancora il bollino rosso possono essere tranquillamente eliminati.

    La seconda S sta per  Seiton  ➜ Ordinato  e noi lo tradurremo con Sistemare

    Seiton Ordinato

    Sistemare 

    Ordinato è chi è capace di mettere le cose lì dove servono.

    Secondo il vecchio adagio "ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa"

    Una volta stabilito cosa è essenziale vanno decise insieme  la collocazione e i  percorsi per arrivarci.

     La regola è semplice: bisogna  mettere le cose dove sono più comode e immediate per l’utilizzo.

    Una buona cosa è passare in rassegna gli armadi, analizzarne e sfoltirne il contenuto, identificarlo con apposite etichette anche  esternamente con codici colore immediati,  ed assegnare a ciascun armadio un responsabile.

    Il vantaggio sarà immediato: non sarà più necessario chiedere ai "veterani" dell’ufficio  dove  trovare ciò che ci serve.

     Un bel risparmio di tempo per tutti!

    Il senso di responsabilità di ciascuno è chiamato in causa dal passaggio successivo, il Seiso  ➜ Pulito  che possiamo memorizzare con Splendere

    Seiso Splendere

    Splendere

    L’obiettivo è quello di mantenere pulito, in ordine e funzionante tutto l’equipaggiamento, la propria postazione di lavoro ed il materiale utilizzato , riparare quando occorre,  identificare ed eliminare le cause dello sporco e dei danneggiamenti.

    La pulizia non è una perdita di tempo ma una pratica che migliora la qualità del lavoro e l’efficienza

    Ora  che il grosso è fatto bisogna  stabile le regole per mantenere tutto pulito e organizzato: è  la quarta fase  Seiketsu  ➜ standardizzato. Solo grazie alla standardizzazione le azioni precedenti  possono diventare una routine, un'abitudine quotidiana per garantire che gli effetti benefici siano mantenuti e migliorati nel tempo. 

     Seieketu Standardizzare

    Standardizzare

    Può essere utile  dotarsi di  apposite check list, concordate su uno standard comune per catalogare pratiche e documenti,  per organizzare la sezione di cancelleria e gli altri materiali; in questo modo si eviterà di perdere tempo in lunghe e spesso vane ricerche,  si renderà più compatto e ordinato lo spazio di archivio e magazzino.

    Ma il segreto delle buona riuscita di questa piccola grande rivoluzione del vostro modo di lavorare è tutta nello  Shitsuke ➜  Disciplinato, che possiamo tradurre con Sostenere

    Sostenere

    Sostenere

    Senza il coinvolgimento e l’impegno di tutti ogni sforzo è vano

    Per mantenere i risultati e tramandare le buone abitudini si possono impostare ispezioni interne periodiche, fatte da tutti a turno, dopo essersi suddivisi ciascuno la responsabilità di una piccola area.

    Grazie al sistema delle 5 S puoi rivedere l’organizzazione dei tuoi spazi di lavoro e magari cogliere l’occasione per sostituire qualche arredo.

    Poter contare su mobili ufficio realizzati su misura,  a seconda della stanza e delle esigenze individuali, può farti risparmiare spazio utile e aiutarti a realizzare postazioni operative complete.

     

     

    arredo-ufficio

    Grazie al nostro configuratore puoi ripensare l’intero ambiente scegliendo tra le diverse opzioni di personalizzazione, variando l'allestimento, le dimensioni e anche  il colore,   in base alle tue esigenze e ai tuoi giusti, per avere nel complesso un luogo di lavoro più armonico e accogliente.

    I mobili per ufficio realizzati su misura diventeranno i tuoi migliori alleati durante il lavoro

    Scrivanie per ufficio  con o senza cassettiera, mobili ufficio con serratura,  librerie e armadi  per l’archiviazione dei dossier, cassettiere , anche personalizzabili con ruote,  i nostri mobili per ufficio sono creati  direttamente da te,  realizzati in Italia con cura,   per renderti la vita più facile… anche sul posto di lavoro! Crea il lavoro a modo tuo!